Afschrijving apparatuur als zzp: zo reken je het (met voorbeelden)

TL;DR: afschrijving apparatuur als zzp'er

• Schrijf grote aankopen (zoals laptops, camera's) in een paar jaar af in plaats van in één keer.
• Reken meestal met de aanschafprijs exclusief btw, minus een eventuele restwaarde. Kun je de btw niet aftrekken, dan neem je de aanschafprijs inclusief btw.
• Gebruik de afschrijving per maand als input voor je uurtarief en kostprijs.

Wat is afschrijving?

Afschrijving is het spreiden van de kosten van een bedrijfsmiddel over de jaren waarin je het gebruikt. Als je een laptop van € 2.000 ex btw koopt en verwacht die vier jaar te gebruiken, kun je elk jaar € 500 aan kosten nemen in plaats van alles in jaar één. Zo sluit je kosten beter aan bij de periodes waarin je met het middel omzet maakt.

Voor zzp'ers gaat het vaak om laptops, camera's, telefoons, audioapparatuur of specifieke tools en machines. De afschrijving-calculator helpt je om snel te zien wat een aankoop je per jaar en per maand kost en hoe de boekwaarde in de tijd daalt.

Aanschafprijs en restwaarde

De afschrijvingsbasis is meestal je aanschafprijs exclusief btw minus de restwaarde. Kun je de btw niet aftrekken, dan reken je met de aanschafprijs inclusief btw. Stel dat een camera € 2.500 ex btw kost en je verwacht deze over vijf jaar nog voor € 500 te kunnen verkopen. De af te schrijven waarde is dan 2.500 − 500 = € 2.000. Deel je dit over vijf jaar, dan schrijf je elk jaar € 400 af.

Geen idee wat de restwaarde is? Voor veel apparatuur kun je uitgaan van nul of een klein bedrag. Belangrijk is dat je een inschatting maakt die je ook aan de Belastingdienst kunt uitleggen. De calculator ondersteunt beide scenario's: met of zonder restwaarde.

Rekenvoorbeeld 1: laptop zonder restwaarde

Je koopt een laptop voor € 1.800 ex btw en kiest een afschrijftermijn van 3 jaar. Restwaarde zet je op nul. De af te schrijven waarde is 1.800. Per jaar schrijf je 1.800 ÷ 3 = € 600 af, per maand € 50. In de tool zie je bovendien de boekwaarde na elk jaar: na jaar 1 nog € 1.200, na jaar 2 € 600 en na jaar 3 nul.

Rekenvoorbeeld 2: camera met restwaarde

Stel je koopt een camera voor € 3.000 ex btw, met een verwachte restwaarde van € 600 na 4 jaar. De af te schrijven waarde is 3.000 − 600 = € 2.400. Per jaar schrijf je 2.400 ÷ 4 = € 600 af, per maand € 50. Na vier jaar is de boekwaarde € 600, gelijk aan de restwaarde. Verkoop je de camera voor meer dan dat bedrag, dan heb je een boekwinst; verkoop je hem voor minder, dan een boekverlies.

Checklist: afschrijving inrichten

• Noteer aanschafdatum en aanschafprijs (meestal ex btw, of incl btw als je de btw niet kunt aftrekken).
• Bepaal of er een realistische restwaarde is.
• Kies een passende afschrijftermijn (2, 3, 4 of 5 jaar).
• Bereken afschrijving per jaar en per maand.
• Verwerk de jaarlijkse afschrijving in je boekhouding.
• Neem de maandelijkse afschrijving mee in je tariefberekening.

Afschrijving en je boekhouding

In je boekhouding leg je de aanschaf vast op een activarekening en boek je elk jaar een afschrijving: je verlaagt de boekwaarde en boekt het afschrijvingsbedrag als kosten. Veel boekhoudpakketten bieden hiervoor een aparte module of wizard. De uitkomsten van de calculator kun je gebruiken als basis voor deze boekingen.

Als je meerdere bedrijfsmiddelen hebt, helpt een eenvoudige tabel per jaar om het overzicht te bewaren: welke apparatuur staat nog op de balans, wat is de boekwaarde en hoeveel schrijf je dat jaar af? De tool toont zo'n tabel per middel; in je administratie voeg je alles samen.

Afschrijving meenemen in je tarief

De maandelijkse afschrijving is eigenlijk onderdeel van je kostprijs. In de voorbeelden hierboven kost de laptop je € 50 per maand en de camera eveneens € 50 per maand. Als je gemiddeld 20 declarabele uren per week draait (ongeveer 86 uur per maand), dan staat alleen al deze apparatuur gelijk aan ruim € 1,15 per uur aan kosten. Tel daar softwarelicenties en andere middelen bij op en je ziet dat afschrijving een merkbaar deel van je uurtarief beïnvloedt.

Volgende stap: afschrijving automatisch laten doorrekenen

Wil je snel meerdere scenario's testen (andere termijnen, wel of geen restwaarde)? Gebruik dan de afschrijving-calculator om de jaarlijkse en maandelijkse afschrijving te berekenen en een boekwaardetabel te krijgen. Gebruik die uitkomst daarna in je eigen boekhouding of in je software, zodat de boekingen periodiek netjes worden verwerkt.