Factuur maken als zzp: wat moet erop staan + rekenvoorbeelden

TL;DR: snelle checklist voor je factuur

• Neem alle verplichte gegevens op: jezelf, klant, datum, nummer, omschrijving, bedragen en btw.
• Zorg voor een logisch oplopende nummering en een duidelijke betaaltermijn.
• Gebruik een factuurtool of boekhoudprogramma om bedragen en btw te controleren.

Wat moet er op een factuur staan?

De basis van een goede factuur is altijd hetzelfde, of je nu webdesign, advies of fotografie levert. De Belastingdienst stelt een aantal eisen: je bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK, btw-id), de gegevens van je klant, de factuurdatum, een uniek factuurnummer, een heldere omschrijving van wat je hebt geleverd, de bedragen exclusief en inclusief btw en het btw-tarief. Laat je een van deze onderdelen weg, dan is je factuur formeel niet volledig.

Daarnaast is het handig om een betaaltermijn te vermelden (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen), je betaalgegevens (rekeningnummer, t.n.v.) en eventueel referenties zoals een inkoopnummer of projectnaam van de klant. Veel van deze onderdelen kun je standaardiseren in een template of boekhoudpakket, zodat je ze niet steeds opnieuw hoeft te typen.

Van uren naar factuurbedrag: rekenvoorbeelden

Stel: je werkt met een uurtarief van € 80 ex btw en hebt deze maand 12 uur aan een opdracht besteed. Je factuurbedrag voor arbeid wordt dan 12 × 80 = € 960 ex btw. Je hebt daarnaast € 45 aan reiskosten afgesproken. Het subtotaal ex btw is € 1.005. Bij 21% btw komt daar € 211,05 bovenop en wordt de factuur € 1.216,05 incl. btw. In de factuur calculator kun je dit exact laten uitrekenen en controleren of de btw klopt.

Tweede voorbeeld: je hebt een vaste projectprijs afgesproken van € 1.500 ex btw voor een oplevering in twee fases. Je kiest ervoor om 50% te factureren bij start en 50% na oplevering. De eerste factuur is dan € 750 ex btw (btw € 157,50, totaal € 907,50). De tweede factuur is hetzelfde bedrag. Door dit duidelijk in je offerte en facturen te vermelden voorkom je discussie over wanneer welk bedrag verschuldigd is.

Het juiste btw-tarief kiezen

Voor de meeste diensten van zzp'ers geldt 21% btw. Soms mag je 9% toepassen, bijvoorbeeld bij bepaalde creatieve of reparatiediensten, en in enkele situaties geldt 0% of ben je vrijgesteld via de KOR. Twijfel je welk tarief van toepassing is, raadpleeg dan de Belastingdienst of gebruik de btw-calculator om bedragen voor verschillende tarieven door te rekenen.

Het is belangrijk dat je factuur intern consequent is: je vermeldt per regel welk btw-tarief geldt en telt de btw-bedragen netjes op. Bij combinaties (bijvoorbeeld 21% op arbeid en 9% op bepaalde goederen) is een factuurtool of factuur calculator ideaal om fouten te voorkomen.

Factuurnummering en administratie

Elk factuurnummer mag maar één keer voorkomen en de reeks moet doorlopend zijn. Een veelgebruikt patroon is JAAR-###, bijvoorbeeld 2026-001, 2026-002, enzovoort. Sla facturen direct op in je administratie en zorg dat je boekhouding dezelfde nummering gebruikt. Zo heb je snel overzicht welke facturen openstaan en welke betaald zijn.

Met een boekhoudprogramma hoef je hier meestal niet over na te denken: de software genereert factuurnummers automatisch en bewaart facturen veilig. Ook kun je vaak direct btw-overzichten draaien voor je aangifte.

Checklist: perfecte factuur

• Controleer klant- en adresgegevens.
• Zorg voor een uniek en doorlopend factuurnummer.
• Omschrijf duidelijk wat je hebt geleverd (datum, uren, werkzaamheden).
• Splits bedragen uit in ex btw, btw en incl. btw.
• Controleer het btw-tarief (21%, 9% of 0%) met de btw-tool.
• Voeg je betaaltermijn en betaalgegevens toe.
• Bewaar de factuur direct in je administratie of boekhoudprogramma.

Veelgemaakte fouten bij facturen

Veelgemaakte fouten zijn: geen of onjuiste btw vermelden, geen duidelijke omschrijving van de werkzaamheden, een ontbrekende betaaltermijn of onlogische factuurnummers. Ook wordt reiskosten soms zonder btw gefactureerd, terwijl dat in de meeste gevallen wel moet. Door met een vaste template te werken en bedragen te controleren met de factuur calculator verklein je deze risico's aanzienlijk.

Volgende stap: je facturen automatiseren

Wil je niet elke factuur in Word of Excel maken? Met de factuur calculator controleer je snel bedragen en btw. Combineer dit met een boekhoudprogramma voor zzp'ers om facturen te genereren, te versturen en betalingen automatisch te koppelen. Zo houd je meer tijd over voor je echte werk en blijft je administratie op orde.