Factuurbedrag berekenen: ex btw vs incl btw
Op een factuur werk je meestal met bedragen exclusief btw per regel: omschrijving, aantal, prijs per stuk (ex btw) en het btw-tarief. Per regel bereken je: regelbedrag ex btw = aantal × prijs per stuk, daarna de btw over dat bedrag. Het totaal van alle regels plus btw is wat de klant betaalt.
Als zzp'er spreek je vaak in ex btw af; op de factuur vermeld je dan zowel de bedragen ex btw als de btw en het totaal incl btw. De factuurcalculator op ZzpToolbox rekent dit voor je uit, ook als je meerdere regels met verschillende btw-tarieven hebt.
Meerdere regels en verschillende btw-tarieven
Eén factuur kan meerdere regels bevatten: bijvoorbeeld uren consultancy tegen 21% btw en een reiskostenvergoeding tegen 0% of 21%. Per regel kies je het juiste btw-tarief. De calculator telt alle regels op, past eventuele korting toe op het subtotaal ex btw en berekent de btw per regel (of na korting proportioneel).
Het is toegestaan om meerdere btw-tarieven op één factuur te hebben, zolang elke regel maar het juiste tarief vermeldt. De tool toont ook een overzicht per tarief (21%, 9%, 0%) zodat je snel ziet hoeveel btw je per tarief in rekening brengt.
Korting en aanbetaling verwerken
Korting wordt in de calculator toegepast op het subtotaal ex btw van alle regels samen. Daarna wordt de btw opnieuw berekend over de gekortte bedragen per regel, zodat de btw-totalen kloppen. Aanbetaling vul je in als bedrag inclusief btw: dat is wat de klant al heeft betaald. 'Nog te betalen' is dan het totaal incl btw min de aanbetaling.
In de praktijk spreek je met de klant af of een aanbetaling al dan niet inclusief btw is. Door de aanbetaling als incl btw in te vullen, blijft de berekening eenduidig: het restbedrag dat de klant nog moet betalen is direct duidelijk.
Voorbeelden
Voorbeeld 1: Eén regel 'Webdesign' – 1 × € 750 ex btw, 21% btw. Subtotaal ex btw € 750, btw € 157,50, totaal incl btw € 907,50. Geen korting, geen aanbetaling. Nog te betalen € 907,50.
Voorbeeld 2: Twee regels – 'Advies 8 uur' 8 × € 90 = € 720 ex btw (21%), 'Reiskosten' 1 × € 45 = € 45 ex btw (0%). Subtotaal ex btw € 765. Korting 5%: € 38,25. Na korting ex btw € 726,75. Btw over eerste regel (na korting aandeel): afgerond € 152,62, tweede regel € 0. Totaal incl btw € 879,37. Aanbetaling € 200: nog te betalen € 679,37.
Veelgemaakte fouten
Een veelgemaakte fout is korting alleen op de eerste regel toepassen in plaats van op het totaal, of de btw na korting verkeerd doorrekenen. In deze calculator wordt korting proportioneel verwerkt en wordt de btw per regel op het gekortte bedrag berekend.
Verder vergeten ondernemers soms het btw-tarief per regel te vermelden of gebruiken ze één totaalbedrag zonder specificatie. Voor de Belastingdienst en voor de klant is een duidelijke specificatie met bedragen ex btw, btw en totaal per regel belangrijk.
Conclusie en vervolgstappen
Met de factuurcalculator bereken je snel een correct factuurbedrag met meerdere regels, verschillende btw-tarieven, korting en aanbetaling. Gebruik 'Kopieer factuur-samenvatting' of 'Kopieer regels' om de uitkomst eenvoudig te gebruiken in je administratie of in een e-mail.
Combineer deze tool met de btw-calculator om bedragen te controleren en met de offerte-calculator om van offerte naar factuur te gaan. Voor het opstellen en bewaren van facturen gebruik je het beste een boekhoudprogramma; vergelijk opties op ZzpToolbox via de pagina over boekhoudprogramma's voor zzp'ers.