Retainer afspraken: zo prijs je maandabonnementen (met voorbeelden)

TL;DR: retainer-afspraken in het kort

• Kies een urenbundel per maand en bereken een passend maandbedrag op basis van je uurtarief.
• Leg duidelijk vast wat er gebeurt met ongebruikte uren en meerwerk.
• Evalueer regelmatig of de bundel nog past bij de werkelijke inzet.

Wat is een retainer en waarom zou je het willen?

Een retainer is een maandabonnement op jouw tijd of diensten. In plaats van losse opdrachten factureer je een vast bedrag per maand, vaak in ruil voor een afgesproken aantal uren of een bepaald serviceniveau. Voor klanten is dat prettig omdat ze weten waar ze aan toe zijn; voor jou als zzp'er geeft het voorspelbare omzet en langdurige relaties.

Retainers worden veel gebruikt bij marketing, webbeheer, advisering, ICT-support en design. Je staat paraat voor kleine verzoeken, onderhoud en overleg. Het risico is wel dat je ongemerkt meer uren besteedt dan in de maandbundel past. Daarom is het belangrijk om je retainer goed te prijzen en je uren te blijven monitoren.

Uren en maandbedrag bepalen

Start met je onderbouwde uurtarief: hoeveel moet je minimaal vragen om je kosten, belasting en gewenste netto inkomen te dekken? Gebruik hiervoor de zzp uurtarieftool. Kies vervolgens een bundel die past bij de vraag van de klant, bijvoorbeeld 8 uur per maand. Je basisbedrag wordt dan 8 × uurtarief.

Stel dat je uurtarief € 90 ex btw is en je biedt een pakket van 8 uur per maand. 8 × 90 = € 720. Je wilt 10% buffer meenemen voor onvoorziene kleine klusjes of iets meer overleg: 720 × 1,10 = € 792. Je rondt dit af naar € 795 of € 800 per maand. Met 21% btw wordt dat € 963,95 of € 968 incl. btw per maand op de factuur.

Rekenvoorbeelden van retainerpakketten

Voorbeeld 1: je wilt drie vaste klanten op retainer hebben. Je uurtarief is € 80 ex btw. Je biedt een pakket van 6 uur ondersteuning per maand per klant. Zonder buffer is dat 6 × 80 = € 480 per klant; met 15% buffer wordt het 480 × 1,15 = € 552. Bij drie klanten levert dat 3 × 552 = € 1.656 per maand ex btw aan voorspelbare omzet op.

Voorbeeld 2: je combineert een retainer met losse projecten. Eén klant neemt een pakket van 4 uur per maand à € 85 per uur. Je rondt af naar € 360 per maand (4 × 85 = 340, plus wat marge). Gemiddeld besteed je in de praktijk 3 tot 5 uur per maand aan die klant. Via de retainer calculator kun je berekenen wat het effectieve uurtarief is bij verschillende gebruikspatronen.

Afspraken over meerwerk en onderbenutting

Twee punten zijn cruciaal in een retainer-afspraak: wat gebeurt er als de klant meer uren nodig heeft en wat gebeurt er met ongebruikte uren? Voor meerwerk kun je bijvoorbeeld afspreken dat extra uren tegen je standaard uurtarief worden gefactureerd. Voor onderbenutting kun je kiezen tussen "use it or lose it" (uren vervallen) of beperkte doorschuiving (bijvoorbeeld maximaal 1 maand doorrollen).

Leg deze afspraken duidelijk vast in je retainer-voorstel of offerte. In de offerte calculator kun je retainerbedragen opnemen en scenario's doorrekenen (bijvoorbeeld met of zonder korting voor langere contracten).

Checklist: sterke retainer-afspraak

• Bepaal je onderbouwde uurtarief en declarabele uren.
• Kies een logische urenbundel (bijv. 4, 8 of 16 uur p/m).
• Bereken het maandbedrag met buffer.
• Leg vast wat er gebeurt bij meerwerk en onderbenutting.
• Kies een duidelijke opzegtermijn en contractduur.
• Plan periodieke evaluaties met de klant.

Retainer en je netto inkomen

Retainers geven rust, maar je wilt ook weten wat ze doen met je netto inkomen. Als je bijvoorbeeld € 2.000 per maand aan retainer-omzet hebt en daarnaast nog losse projecten doet, kun je met de netto-inkomen-tool bekijken hoeveel je daarvan ongeveer overhoudt na belasting en Zvw. Zo zie je of je retainerstrategie financieel klopt.

Volgende stap: je eigen retainer doorrekenen

Wil je snel testen welk maandbedrag past bij je uurtarief, uren en buffer? Gebruik dan de retainer calculator om verschillende bundels door te rekenen. Combineer dit met de offerte calculator voor een helder voorstel en de netto-inkomen-tool om te zien wat het onder de streep oplevert. Zo maak je retainer-afspraken die zowel voor jou als voor je klant werken.