Wat is een retainer?
Een retainer is een vast maandbedrag dat een klant aan je betaalt voor een afgesproken aantal uren of een pakket aan diensten. In plaats van per uur te factureren na afloop, ontvang je maandelijks een voorspelbaar bedrag. Retainers zijn populair bij zzp'ers die langdurig voor een klant werken: marketing, onderhoud, advies of support.
Het maandbedrag staat vaak los van het daadwerkelijke aantal gewerkte uren: je spreekt bijvoorbeeld "10 uur per maand" af. Gebruikt de klant minder uren, dan heb je onderbenutting; gebruikt hij meer, dan is er sprake van meerwerk. Om te weten of je retainer goed geprijsd is, reken je hem om naar een effectief uurtarief. De retainer calculator van ZzpToolbox helpt daarbij.
Maandbedrag vs uurtarief: zo reken je het om
Het effectieve uurtarief van een retainer is niet simpelweg maandbedrag gedeeld door de uren die in het pakket zitten. Je moet uitgaan van de tijd die je daadwerkelijk aan de klant besteedt: zowel de uren die je direct factureert (gebruik) als de niet-declarabele tijd zoals overleg en administratie. Totaal tijd = werkelijk gebruikte uren + niet-declarabele tijd.
Effectief uurtarief (ex btw) = retainer maandbedrag (ex btw) gedeeld door die totale tijd. Zo zie je wat je per uur overhoudt. Omgekeerd: wil je een bepaald uurtarief halen, dan is het benodigde maandbedrag = doel-uurtarief × totale tijd. In de calculator kun je beide kanten op rekenen: van maandbedrag naar effectief tarief of van doel-tarief naar maandbedrag.
Uren inbegrepen vs werkelijk gebruikt (utilization)
De uren die "in het pakket" zitten (uren inbegrepen) zijn het maximum dat de klant mag gebruiken. De werkelijk gebruikte uren zijn wat er daadwerkelijk wordt ingezet. Utilization is het percentage: gebruikte uren gedeeld door inbegrepen uren. Bij 8 van de 10 uren is de utilization 80%.
Hoge utilization betekent dat de klant het pakket goed benut; je effectieve uurtarief komt dan dicht bij wat je zou krijgen als je maandbedrag deelt door gebruikte uren. Lage utilization betekent onderbenutting: je krijgt hetzelfde maandbedrag voor minder uren, dus je effectieve tarief per gewerkt uur is hoger. De calculator toont utilization en eventueel "Onderbenut" uren als de klant minder gebruikt dan inbegrepen.
Niet-declarabele tijd meenemen
Naast de uren die je direct aan het project besteedt, gaat er tijd zitten in overleg, e-mail, planning en administratie. Die tijd breng je vaak niet apart in rekening maar zit wel in je retainer. Door niet-declarabele uren per maand in te vullen, wordt de totale tijd realistischer en daalt je effectieve uurtarief (omdat je hetzelfde bedrag over meer uren verdeelt).
Zo voorkom je dat je denkt dat je € 90 per uur verdient terwijl je in werkelijkheid veel meer uren maakt. De calculator gebruikt totale tijd (gebruik + niet-declarabel) voor het effectieve tarief en voor het benodigde maandbedrag in tab "Doel uurtarief → maandbedrag".
Buffer en prijsstrategie
Een bufferpercentage bovenop je berekende bedrag dekt risico's: meerwerk, late betalingen of onvoorzien. In tab "Maandbedrag → effectief uurtarief" kun je een buffer invullen; de tool toont dan een aanbevolen retainer (huidig bedrag + buffer). In tab "Doel uurtarief → maandbedrag" wordt het benodigde maandbedrag al met buffer berekend: eerst basis = doel-tarief × totale tijd, daarna maandbedrag = basis × (1 + buffer%).
Zo prijs je bewust een marge in. Voor veel zzp'ers is 10% buffer gebruikelijk; bij onzekere opdrachten of veel niet-declarabele tijd kun je hoger zitten.
Voorbeelden
Voorbeeld 1: Retainer € 900 ex btw per maand, 10 uren inbegrepen, 8 uren werkelijk gebruikt, 2 uren niet-declarabel (overleg). Totale tijd = 8 + 2 = 10 uur. Effectief uurtarief = 900 / 10 = € 90. Utilization = 8/10 = 80%. Met 10% buffer is het aanbevolen maandbedrag € 990 ex btw.
Voorbeeld 2: Je wilt € 95 per uur (ex btw) halen. Je verwacht 8 uren gebruik en 2 uren niet-declarabel = 10 uur totaal. Zonder buffer: 95 × 10 = € 950 per maand. Met 10% buffer: 950 × 1,10 = € 1.045 per maand. Dat is het bedrag dat je de klant zou vragen om gemiddeld € 95 per uur over te houden.
Veelgemaakte fouten
Een veelgemaakte fout is alleen de inbegrepen uren gebruiken voor het effectieve tarief. Dan deel je het maandbedrag door de pakketuren en lijkt je tarief hoog, terwijl je in de praktijk meer uren maakt (niet-declarabel). Gebruik altijd totale tijd: gebruik + niet-declarabel.
Ook wordt de buffer weleens vergeten. Zonder buffer loop je risico bij meerwerk of vertraging. Vul in de calculator een realistisch bufferpercentage in en vergelijk het aanbevolen bedrag met wat je nu vraagt.
Conclusie en CTA
Met de retainer calculator reken je eenvoudig om tussen maandbedrag en effectief uurtarief, houd je rekening met gebruik, niet-declarabele tijd en buffer, en zie je utilization en onderbenutting. Zo prijs je je retainer bewust en voorkom je dat je te laag zit.
Wil je weten welk uurtarief je minimaal nodig hebt op basis van je gewenste netto inkomen en kosten? Gebruik de zzp uurtarief calculator. Voor het vastleggen van je retainer in een offerte of factuur helpen de offerte- en factuurcalculator; voor je administratie vergelijk boekhoudprogramma's op ZzpToolbox.