Factuur maken uit uren: zo werkt het
Als je je uren bijhoudt in de Urenregistratie van ZzpToolbox, kun je die uren eenvoudig omzetten naar factuurregels. Je selecteert de gewenste registraties, kiest een groepering (per project, per dag of per project en dag), en de tool berekent per regel: omschrijving, aantal uren, uurtarief en regelbedrag exclusief btw.
Die regels kun je kopiëren als tekst voor in een e-mail of als CSV voor je boekhoudprogramma of spreadsheet. Optioneel voeg je één btw-tarief toe over het totaal, een kortingspercentage op de arbeid en reiskosten. Zo heb je snel een factuuroverzicht zonder alles handmatig over te typen.
Groeperen per project of per dag
Groeperen per project bundelt alle geselecteerde uren van hetzelfde project in één factuurregel. Handig als je één factuur per klant stuurt: je krijgt één regel "Werkzaamheden – Klant A (maart 2025)" met het totaal aantal uren en het berekende bedrag.
Groeperen per dag maakt per werkdag een aparte regel. Dat is nuttig als je klant een dagelijkse specificatie wil. Groeperen per project én dag levert regels zoals "Werkzaamheden – Klant A (15 mrt 2025)": meerdere regels per project, gesplitst naar datum. Je kiest de groepering die past bij hoe je factureert.
Wat als je geen tarief per entry hebt?
In de Urenregistratie kun je per registratie een uurtarief invullen, maar dat is optioneel. In de tool Factuurregels uit uren zie je bij elke entry zonder tarief een waarschuwing "Geen tarief". Vul bovenaan een standaard uurtarief in (ex btw); dat wordt dan gebruikt voor alle geselecteerde entries die zelf geen tarief hebben.
Hebben sommige entries wél een tarief en andere niet, dan gebruik je het ingevulde tarief waar aanwezig en het standaardtarief voor de rest. Zo kun je snel factuurregels genereren ook als je niet overal een tarief had ingevuld.
BTW, korting en reiskosten
Je kiest één btw-tarief (21%, 9% of 0%) dat op het totaal van de gegenereerde regels wordt toegepast. Korting vul je in als percentage en geldt alleen over het arbeidsbedrag (de som van alle uren × tarief); reiskosten voeg je apart toe als bedrag ex btw en tellen mee in het subtotaal waarover btw wordt berekend.
Het resultaat toont subtotaal ex btw, btw-bedrag en totaal incl btw. Die totalen gebruik je om je factuur af te ronden; de gegenereerde regels zijn de onderbouwing die je kopieert of exporteert.
Voorbeelden
Voorbeeld 1: Je hebt in maart 12 uur geregistreerd voor Klant A tegen € 85 per uur en 8 uur voor Klant B tegen € 90. Je selecteert alle entries, kiest groepering "Per project" en btw 21%. De tool toont twee regels: "Werkzaamheden – Klant A (maart 2025)" 12 × € 85 = € 1.020 en "Werkzaamheden – Klant B (maart 2025)" 8 × € 90 = € 720. Subtotaal ex btw € 1.740, btw € 365,40, totaal incl btw € 2.105,40.
Voorbeeld 2: Je wilt reiskosten meenemen. Je voegt € 45 reiskosten ex btw toe. Het arbeidsbedrag is € 1.740; na korting 5% is dat € 1.653. Subtotaal ex btw wordt dan € 1.653 + € 45 = € 1.698. Btw 21% = € 356,58, totaal incl btw € 2.054,58.
Veelgemaakte fouten
Een veelgemaakte fout is vergeten een standaard uurtarief in te vullen als niet alle entries een tarief hebben. Dan valt het bedrag voor die entries weg of wordt nul gebruikt. Controleer daarom altijd of er "Geen tarief" bij entries staat en vul zo nodig het standaardtarief in.
Ook wordt korting weleens over het totaal inclusief reiskosten toegepast. In deze tool geldt korting alleen over het arbeidsdeel; reiskosten worden daarna opgeteld. Zo blijft het onderscheid tussen uren en reiskosten helder voor je factuur.
Conclusie en CTA
Met Factuurregels uit uren zet je je urenregistratie om in kant-en-klare factuurregels. Selecteer en groepeer, voeg btw en eventueel korting en reiskosten toe, en kopieer de regels als tekst of CSV. Vanaf daar kun je ze plakken in je factuurcalculator of boekhoudprogramma.
Heb je nog geen uren geregistreerd? Gebruik eerst de Urenregistratie om je uren bij te houden. Daarna kun je in deze tool de regels genereren en met de Factuur calculator het definitieve factuurbedrag berekenen. Voor het bewaren en versturen van facturen is een boekhoudprogramma aan te raden; vergelijk opties op ZzpToolbox.