Kilometervergoeding: hoe werkt het?
Als zzp'er reis je vaak naar klanten. Die reiskosten mag je doorberekenen: ofwel een vaste vergoeding per kilometer, ofwel de werkelijke kosten. De kilometervergoeding is een eenvoudige methode: je spreekt een bedrag per km af (bijv. € 0,23 of € 0,21) en vermenigvuldigt dat met het aantal gereden kilometers.
De tool op ZzpToolbox berekent op basis van kilometers per rit (enkele reis of retour), het aantal ritten per week en werkweken per jaar hoeveel km je per week en per jaar maakt, en wat dat oplevert aan vergoeding. Optioneel voeg je parkeerkosten, tol en OV-kosten toe voor een totaalbeeld van je reiskosten.
Hoe bereken je km per week en per jaar?
Vul in: kilometers per rit (enkele reis). Staat de toggle "Rit is retour" aan, dan telt elke rit als 2 × die km. Km per rit = enkele reis × (retour ? 2 : 1). Vermenigvuldig met het aantal ritten per week voor je wekelijkse km; vermenigvuldig dat weer met werkweken per jaar voor je jaarkilometers.
Voorbeeld: 25 km enkele reis, retour, 3 ritten per week, 46 weken. Km per rit = 50. Wekelijks 50 × 3 = 150 km. Per jaar 150 × 46 = 6.900 km. Bij € 0,23 per km is dat € 1.587 vergoeding per jaar.
Welke vergoeding per km is gebruikelijk?
De Belastingdienst hanteert een vrijstellingsregeling voor werkgevers: tot een bepaalde vergoeding per km (bijv. € 0,23) is belastingvrij. Voor zzp'ers die aan opdrachtgevers factureren is er geen wettelijk maximum: je spreekt met de klant een vergoeding af. Veel opdrachtgevers gebruiken wel het Belastingdienst-tarief of iets daaronder.
Vul in de calculator het tarief in dat jij met je klant afspreekt of dat je als richtlijn wilt gebruiken. Met "Vul voorbeeldwaarden" krijg je een realistisch voorbeeld; pas daarna aan op jouw situatie.
Parkeren, tol en OV meenemen
Naast km-vergoeding kun je parkeerkosten, tol en overige reiskosten doorberekenen. In tab "Reiskosten totaal" vul je per rit parkeren en tol in (die worden × ritten × weken berekend) en eventueel OV-kosten per week (× weken). Het totaal is dan: km-vergoeding + parkeren + tol + OV per jaar en per maand.
Zo krijg je één bedrag dat je op de factuur kunt zetten als "Reiskosten" of uitgesplitst naar km-vergoeding, parkeren en tol. Vermeld op je factuur wat je in rekening brengt; veel klanten verwachten een specificatie.
Voorbeelden
Voorbeeld 1: 25 km enkele reis, retour, 3 ritten/week, 46 weken, € 0,23/km. Km per rit = 50. Jaar: 50 × 3 × 46 = 6.900 km. Vergoeding = 6.900 × 0,23 = € 1.587 per jaar, € 132,25 per maand.
Voorbeeld 2: Zelfde als hierboven, plus € 8 parkeren per rit, € 2 tol per rit, € 0 OV. Parkeren/jaar = 8 × 3 × 46 = € 1.104. Tol/jaar = 2 × 3 × 46 = € 276. Totaal reiskosten = 1.587 + 1.104 + 276 = € 2.967 per jaar, € 247,25 per maand.
Veelgemaakte fouten
Een veelgemaakte fout is kilometers per rit als retour invullen terwijl de toggle "Rit is retour" al aanstaat; dan dubbel je per ongeluk. Vul altijd de enkele reis in en zet de toggle aan voor retour.
Ook wordt het aantal ritten weleens verward met het aantal keer per week dat je naar de klant gaat. Eén bezoek = één rit (of twee als je heen en terug apart telt, maar dan is "rit" in de tool één enkele reis). Houd het simpel: ritten = aantal keren dat je de reis maakt per week.
Conclusie + CTA
Met de kilometervergoeding calculator bereken je snel je reiskostenvergoeding op basis van km, aantal ritten en werkweken. Optioneel voeg je parkeren, tol en OV toe voor een totaalbedrag. Handig voor je offerte of factuur.
Voor het opstellen van je factuur met reiskosten als aparte regel: gebruik de factuur calculator. Voor offertes: de offerte calculator. Voor btw op bedragen: de btw-calculator. Voor je administratie: vergelijk boekhoudprogramma's op ZzpToolbox.